Meta title: Tout savoir sur my arkevia et ses fonctionnalités principales
Meta description: Présentation complète de My Arkévia, ses fonctionnalités, sécurité, intégrations et conseils pratiques pour récupérer et partager vos documents RH en toute sérénité.
My Arkévia s’impose comme une réponse moderne aux défis de la dématérialisation des documents RH. Conçu par un acteur reconnu, ce coffre-fort numérique centralise bulletins, contrats et certificats, et garantit une conservation longue durée. Accessible depuis un navigateur ou un mobile, il facilite les démarches administratives et réduit la charge des services RH.
Le présent texte décortique la plateforme selon un fil conducteur : l’exemple d’une PME lyonnaise fictive, “Atelier Lumière”, qui migre ses archives vers My Arkévia. Chaque section répondra à une question précise : connexion, sécurité, automatisation, intégrations, récupération après départ, limites et support. Le ton reste professionnel, avec une pointe d’humour pour rendre la lecture agréable.
- En bref :
- Solution de coffre-fort RH conçue par Cegedim.
- Conservation des documents jusqu’à 50 ans.
- Accès multiplateforme et réception automatique des bulletins.
- Chiffrement avancé, horodatage et signature électronique.
- Possibilités d’intégration SIRH et workflows automatisés.
- Support et récupération d’accès après changement d’employeur.
my arkevia : présentation et rôle dans la gestion documentaire RH
My Arkévia est une solution pensée pour répondre aux besoins contemporains des services RH et des salariés. Elle permet de centraliser, sécuriser et conserver les documents professionnels essentiels sur une durée longue, souvent annoncée à 50 ans, ce qui couvre largement la durée de carrière d’un individu.
Développée par Cegedim, la plateforme se présente comme un coffre-fort numérique accessible en ligne. Pour une PME comme “Atelier Lumière” située dans la Métropole de Lyon, le passage à une solution de ce type réduit le volume de papier et simplifie la conformité documentaire.
Concrètement, le service stocke les bulletins de paie, contrats de travail, certificats de formation, diplômes et autres pièces justificatives. Chaque document est horodaté et peut être signé électroniquement si nécessaire. L’utilisateur peut consulter, télécharger et partager ses documents au format PDF, ce qui facilite les démarches avec des organismes bancaires ou des administrations.
La valeur ajoutée pour les entreprises est multiple. Elle inclut la réduction des coûts d’archivage physique, la diminution des risques d’erreurs liés aux manipulations manuelles et une traçabilité accrue. Pour le salarié, l’avantage immédiat est l’accès permanent à ses justificatifs, même après rupture de contrat.
Les collectivités locales et entreprises implantées à Lyon et ses arrondissements, qui utilisent les TCL pour leurs déplacements, trouvent dans ce type de solution une aide pour dématérialiser les processus de gestion administrative et RH. Dans le contexte actuel, où la conformité RGPD est surveillée, proposer un coffre-fort certifié devient un argument sérieux pour attirer et sécuriser les talents.
La plateforme se veut également évolutive : elle peut accueillir des flux entrants automatisés depuis un logiciel de paie ou un SIRH, et alimenter un tableau de bord RH. Ce dernier fournit une vision synthétique des documents émis et des indicateurs de conformité.
Pour “Atelier Lumière”, le basculement s’est traduit par une réduction des déplacements au siège pour récupérer des documents. Les employés peuvent accéder à leur espace depuis un smartphone dans le tram de Lyon, ou depuis chez eux le soir. Insight final : My Arkévia transforme la contrainte d’archivage en service accessible et durable pour salarié et employeur.
comment se connecter à my arkevia et premières étapes pratiques
La première étape pour accéder à My Arkévia consiste à recevoir des identifiants fournis par le service RH de l’entreprise. Ces identifiants incluent généralement un nom d’utilisateur et un mot de passe temporaire. Après la première connexion, la plateforme invite à modifier le mot de passe pour renforcer la sécurité.
L’interface de connexion est accessible via l’adresse officielle de la plateforme. Pour des employés d’une structure comme “Atelier Lumière” à Lyon, la réception des identifiants se fait souvent par email interne ou via un portail SIRH. Si le salarié a perdu ses codes, l’option “mot de passe oublié” permet de relancer une procédure de récupération, généralement avec envoi d’un lien sécurisé sur l’adresse email déclarée.
Les bonnes pratiques recommandées incluent l’activation, si disponible, de l’authentification à deux facteurs. Ainsi, même si un mot de passe est compromis, l’accès reste protégé par un second facteur (SMS, application d’authentification, ou clé matérielle). Conserver ses identifiants dans un gestionnaire de mots de passe est aussi conseillé pour éviter les mots de passe réutilisés ou faibles.
L’interface utilisateur est pensée pour être intuitive. Après la connexion, la page d’accueil montre un tableau de bord synthétique. Les nouveaux documents sont signalés par des notifications et l’utilisateur peut naviguer par catégories : bulletins, contrats, attestations. La recherche intégrée permet de filtrer par date, type ou mot-clé.
procédure de récupération et cas d’oubli
Si un ancien salarié a quitté son entreprise, la récupération de l’accès peut devenir plus complexe. En pratique, il faut d’abord tenter la récupération via le formulaire en ligne. Si l’adresse email professionnelle n’est plus accessible, le support technique d’Arkevia peut être contacté. Le processus requiert parfois des justificatifs d’identité pour vérifier la propriété du compte.
Pour limiter les risques, il est recommandé d’anticiper : télécharger les documents essentiels avant le départ, et mettre à jour une adresse email personnelle dans l’espace lorsque la plateforme le permet. Quand la nouvelle entreprise utilise également la même solution, les nouveaux bulletins peuvent être automatiquement ajoutés au même coffre, sans créer un second compte.
Un dernier point pratique : pour signer électroniquement un document ou certifier une action, suivez les étapes indiquées par la plateforme. Les notifications informent dès qu’une action est requise. Insight final : la connexion et les premières étapes sont simples, mais la gestion proactive des identifiants garantit un accès continu sans mauvaise surprise.
fonctionnalités principales du coffre-fort numérique et organisation documentaire
La liste des fonctionnalités représente le cœur de la proposition de valeur. La plateforme propose une série d’outils destinés à rendre la gestion des documents RH simple et sécurisée. Parmi ces fonctions, certaines sont particulièrement appréciées des services RH et des salariés.
- Réception automatique des bulletins de paie chaque mois.
- Recherche avancée par mots-clés, dates et types de documents.
- Téléchargement au format PDF pour les démarches externes.
- Partage sécurisé et contrôle des accès.
- Horodatage et signature électronique pour la traçabilité.
Le tableau ci-dessous compare les fonctionnalités clés, leur utilité et un exemple d’usage pour une PME.
| Fonction | Utilité | Exemple pour une PME |
|---|---|---|
| Stockage 50 ans | Garantie d’archivage longue durée | Archivage des bulletins pour retraite |
| Recherche avancée | Gain de temps pour retrouver un document | Requête de la banque pour un prêt |
| Signature électronique | Authentification et conformité | Signature de contrats à distance |
| Horodatage | Preuve d’intégrité du document | Contestations postérieures au dépôt |
La personnalisation de l’interface permet d’adapter les vues selon le profil utilisateur. Les responsables RH peuvent paramétrer des accès collectifs, tandis que le salarié gère son espace personnel. Cette modularité facilite la collaboration interne et réduit les allers-retours avec le service administratif.
L’intégration d’un moteur de recherche permet de retrouver un bulletin émis il y a dix ans en quelques secondes. Ceci devient particulièrement utile dans des périodes de forte mobilité professionnelle ou lors de démarches administratives nécessitant des justificatifs anciens.
Parmi les éléments d’ergonomie, la présence d’un tableau de bord synthétique permet de visualiser l’état des documents reçus, des partages en cours et des éventuelles actions à réaliser. Les utilisateurs peuvent configurer des alertes pour ne pas manquer une signature ou un téléchargement demandé.
La conclusion de cette section : la richesse des fonctionnalités répond concrètement aux besoins de traçabilité, de rapidité et de partage, transformant la gestion documentaire RH en un processus fluide et maîtrisé.
sécurité, conformité RGPD et garanties techniques
La protection des données est au centre des préoccupations. My Arkévia combine plusieurs couches de sécurité pour assurer la confidentialité et l’intégrité des documents. Le chiffrement des fichiers, tant au repos qu’en transit, empêche l’interception malveillante des informations sensibles.
Les systèmes d’authentification renforcée, incluant l’option de double vérification, limitent les accès non autorisés. Les actions sur les fichiers sont enregistrées pour constituer une piste d’audit complète : qui a consulté, modifié ou partagé un document et à quelle date précise.
La conformité au règlement européen sur la protection des données est un critère récurrent dans les appels d’offres publics et privés. Les entreprises doivent pouvoir démontrer la conformité des outils utilisés. My Arkévia fournit des garanties techniques et contractuelles pour répondre à ces exigences.
horodatage et signature
L’horodatage apporte une preuve juridique de la date et de l’heure d’un dépôt. Couplé à la signature électronique qualifiée, il renforce la valeur probante des documents. Cela s’avère utile lors de litiges ou pour des démarches administratives nécessitant une traçabilité stricte.
Les infrastructures se substituent souvent à l’archivage physique traditionnel. Les centres de données choisis respectent des normes et certifications reconnues. Pour les entreprises ayant des contraintes locales, le choix d’une solution respectant la souveraineté des données européennes peut être déterminant.
Un exemple concret : lorsqu’une salariée d’Atelier Lumière a demandé un duplicata de ses bulletins pour un dossier de retraite, la présence de l’horodatage et des traces d’accès a permis d’accélérer le traitement administratif auprès des caisses de retraite.
Insight final : sécurité et conformité ne sont pas de simples arguments marketing, mais des garanties qui impactent directement la confiance des utilisateurs et la responsabilité juridique de l’employeur.
organisation, automatisation et impact sur la productivité des RH
L’automatisation de la réception des bulletins et la structuration intelligente des dossiers réduisent les tâches répétitives. Les services RH gagnent en temps et peuvent se focaliser sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme l’accompagnement des salariés ou la stratégie RH.
La mise en place d’un flux automatisé depuis le logiciel de paie vers My Arkévia élimine la saisie manuelle et minimise les erreurs humaines. Cela facilite aussi la conservation des versions et la gestion des historiques pour chaque employé.
La possibilité de paramétrer des notifications pour informer les salariés de l’arrivée d’un nouveau document ou d’une action requise augmente la réactivité. Les notifications s’accompagnent de rappels, ce qui évite les oublis et limite les sollicitations RH pour des demandes simples.
Un autre levier de productivité est la recherche sémantique. Elle permet de retrouver rapidement un document en tapant quelques mots-clés ou une période. Pour les équipes financées par des appels d’offres ou des audits, la capacité à réunir rapidement des justificatifs est un atout stratégique.
L’introduction d’un outil digital comme My Arkévia modifie aussi les habitudes : moins d’impressions, moins d’archivage physique, et une empreinte carbone réduite. C’est un argument souvent mis en avant lors de discussions avec la Métropole ou des clients soucieux d’engagement environnemental.
Enfin, l’impact sur la productivité se mesure en taux de résolution des demandes, en réduction du temps moyen de traitement et en satisfaction des employés. “Atelier Lumière” a constaté une baisse de 40 % du temps passé à rechercher des documents l’année suivant la migration.
Insight final : automatisation et structuration documentaire améliorent la productivité RH et la qualité du service rendu aux collaborateurs.
récupérer et partager ses bulletins après un départ : scénarios et bonnes pratiques
La question revient souvent : que deviennent les documents lorsque l’on change d’employeur ? La réponse est claire : les documents déposés dans le coffre-fort numérique vous appartiennent. L’accès est individuel et ne doit pas être retiré par l’ancien employeur.
Cependant, la réalité opérationnelle peut être plus subtile. Si l’adresse email liée au compte était professionnelle et est supprimée après le départ, la récupération des identifiants peut nécessiter une interaction avec le support technique. Par conséquent, il est conseillé de mettre une adresse personnelle dans votre espace ou de vérifier les options de contact avant de partir.
Plusieurs scénarios se présentent :
- L’ancien et le nouveau employeur utilisent la même plateforme : les nouveaux bulletins sont ajoutés au même coffre sans rupture.
- Le nouveau employeur n’utilise pas la plateforme : l’accès aux anciens documents reste, mais les nouveaux bulletins sont fournis sous d’autres formats.
- Perte d’accès : procédure de récupération via support délivrant un lien sécurisé après vérification d’identité.
Pour partager un document (par exemple, trois derniers bulletins demandés par une banque), la fonctionnalité de partage sécurisé génère un lien ou permet d’envoyer directement le PDF. Il est possible de restreindre la durée d’accès ou d’exiger une authentification pour télécharger le fichier.
Un cas pratique : Mme Dupont, ancienne salariée d’Atelier Lumière, a changé de travail. Avant de partir, elle a activé la redirection vers son adresse personnelle et téléchargé ses documents clés. Le jour de la demande de prêt immobilier, elle a partagé trois bulletins en quelques clics via la fonction dédiée, évitant un passage au siège administratif.
Insight final : anticiper la migration d’accès et maîtriser les options de partage évitent la plupart des frictions liées à un changement d’employeur.
intégrations, API et mise en place dans les processus SIRH
Pour une entreprise, la valeur d’une solution comme My Arkévia se mesure aussi à sa capacité d’intégration. La plupart des grands éditeurs de paie et SIRH proposent des connecteurs ou des API permettant de pousser automatiquement les bulletins et autres documents vers le coffre-fort.
L’intégration réduit les interventions manuelles. Un scénario fréquent : le logiciel de paie génère les bulletins, puis via un connecteur sécurisé, ces fichiers sont horodatés et transférés dans l’espace salarié. Les logs d’échange garantissent la traçabilité et facilitent les audits.
Les développeurs internes ou les prestataires peuvent utiliser des API pour automatiser des workflows spécifiques : envoi d’un document à une banque après validation RH, génération automatique d’attestations ou archivage de contrats à la fin d’une période probatoire.
La mise en œuvre requiert une phase d’analyse et de test. Pour une PME, l’accompagnement par un intégrateur permet de réduire les risques. A Lyon, plusieurs prestataires locaux connaissent bien les contraintes des entreprises de la région et facilitent la connexion avec les systèmes existants.
Un point essentiel est la gestion des droits et des rôles au niveau API : seules les interfaces autorisées doivent pouvoir pousser ou récupérer des données. Des mécanismes d’authentification par clé API, oAuth ou certificats X.509 sont souvent employés pour sécuriser ces échanges.
Le lien suivant propose un panorama technique utile pour évaluer l’impact de la migration : Article sur Arkevia et gestion des données.
Insight final : des intégrations bien conçues font de la plateforme un composant natif du système d’information RH, pas un simple silo documentaire.
tarifs, support client, limites connues et perspectives d’évolution
Les modèles tarifaires diffèrent selon les besoins : abonnement par utilisateur, forfait annuel pour l’entreprise, ou tarification basée sur le volume de documents. Les petites structures privilégient souvent une offre packagée tandis que les grands comptes négocient des contrats sur-mesure.
Le support client reste un élément différenciant. Un support réactif, proposant assistance pour la récupération d’accès, l’intégration ou la formation des équipes, facilite l’adoption. Les retours utilisateurs mentionnent une bonne qualité de support, tout en appelant parfois à des améliorations d’ergonomie.
Parmi les limites observées figurent des demandes d’amélioration de l’ergonomie, une meilleure gestion des notifications massives et des options supplémentaires de personnalisation des vues. Sur le plan technique, certaines entreprises demandent des garanties supplémentaires sur la localisation des données pour répondre à des contraintes sectorielles.
Les perspectives d’évolution vont vers plus d’automatisation et d’intelligence documentaire : extraction automatique de données, indexation intelligente et assistance via chatbot pour guider l’utilisateur dans la recherche de documents. Ces fonctionnalités peuvent encore gagner en maturité d’ici quelques années.
Enfin, pour approfondir certains aspects de la gouvernance des données, il est utile de consulter des analyses thématiques en ligne, par exemple ici : Analyse sur la gestion des données et Arkevia.
Insight final : la plateforme offre un bon rapport qualité-service, mais l’écoute des retours utilisateurs guidera son amélioration continue.
Comment récupérer mon mot de passe si j’ai quitté mon entreprise ?
Il faut utiliser la procédure ‘mot de passe oublié’ si l’adresse email personnelle est liée au compte. Sinon, contacter le support client d’Arkevia avec une preuve d’identité. Des justificatifs pourront être demandés pour sécuriser la récupération.
Mes anciens bulletins restent-ils accessibles après départ ?
Oui. Les documents déposés dans le coffre-fort vous appartiennent et restent accessibles, sauf si des informations de contact empêchent la récupération. Il est recommandé d’anticiper et de mettre une adresse personnelle à jour.
Quels formats de fichiers sont acceptés ?
La plateforme privilégie le format PDF pour garantir une lecture universelle. D’autres formats peuvent être acceptés selon les paramétrages, mais il est conseillé d’utiliser le PDF pour les documents officiels.
La plateforme est-elle conforme au RGPD ?
Oui. My Arkévia respecte les exigences réglementaires européennes et met en place des mesures de chiffrement, d’horodatage et de traçabilité pour protéger les données personnelles.
